Logo - Anick Vallières - Techno-Secrétaire

Saviez-vous qu’avant de détruire tout document numérisé, vous devez adresser une demande écrite à Revenu Québec ou à l’Agence du Revenu Canada?

Une simple facture de restaurant, reçu d’essence, reçu d’achat de fournitures ou autres reçus, une fois numérisés, doivent être conservés avant d’être jetés. Ils sont considérés comme des pièces justificatives importantes de vos dépenses d’entreprise. Tout support numérique non approuvé n’est pas considéré comme une pièce justificative acceptée et légale.

Pour reprendre une partie de l’article du lien joint à cet article:

«Nous pouvons vous autoriser à détruire avant l’expiration du délai de six ans des documents que vous deviez conserver, si vous nous faites parvenir une demande écrite signée. Cette demande doit contenir les renseignements suivants :»

• une description précise des documents devant être détruits;

• les années d’imposition auxquelles la demande s’applique;

• tout autre renseignement pertinent.

Une fois numérisées, ces pièces doivent être conservées et classées de façon à ce qu’elles soient accessibles rapidement lors d’une éventuelle visite ou demande de Revenu Québec ou Revenu Canada.

Vous devez aussi vous assurez d’avoir une copie de sécurité car les documents doivent être conservés selon les mêmes délais que le support papier et les normes en vigueur.

Assurez-vous d’avoir l’aide nécessaire pour classer vos documents numériques et valider la conservation de ceux-ci.

Avoir un bureau allégé en papier c’est possible et bientôt un bureau sans papier. Une étape à la fois, pour arriver à une gestion documentaire efficace et rentable.

Consultez le lien ci-dessous pour de plus amples informations.

http://www.revenuquebec.ca/fr/entreprise/demarrage/tenue_livre.aspx

•  Il est aussi important de détruire vos documents avec une entreprise spécialisée dans la destruction des documents confidentiels.