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4 méthodes d’être absent tout en étant présent

Écrit le 11 novembre 2016

 

Un entrepreneur se définie comme étant une personne très occupée. 

technosecretaire adjointe virtuelle assistance virtuelle réceptionniste

Psssst

Vous avez donc le droit d’être absent, de créer, de structurer votre plan d’affaires, de recruter, de préparer une campagne publicitaire, de développer votre image de marque, (suite…)

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L’invincible entrepreneur

Écrit le 8 mars 2016

superhero businessman looking at city skyline at sunset. the concept of success, leadership and victory in business.

L’invincible entrepreneur

 

Avez-vous déjà dit vous aussi que vous auriez besoin de plus qu’une paire de bras et qu’il vous faudrait plus que 24 h dans une journée pour réussir à tout faire?

Malheureusement, ces deux souhaits sont irréalisables. Ils sont probables jusqu’à qu’un mur vous arrive en pleine face. (suite…)

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Le client Vampire

Écrit le 26 octobre 2015

VampirePour Halloween, je vous promets que vous aurez des frissons en lisant cet article. Âme sensible s’abstenir.

Connaissez-vous «le client Vampire»? (suite…)

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Règle du ERI

Écrit le 9 septembre 2015

IMG_1178_01Recherchez-vous un support ou un soutien administratif?

Le terme support administratif est l’anglicisme de support staff.  Nous devrions plutôt utiliser le terme soutien administratif. (suite…)

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Déléguer pour mieux vivre et vivre mieux!

Écrit le 22 juin 2015

 

Télétravail IP

Déléguer pour mieux vivre et vivre mieux, est une phrase clé à se répéter régulièrement au sein de notre entreprise, pour générer de la croissance.

Une *statistique dit que nous passons 16% de notre temps à faire des tâches administratives en tant que petit patron.

Et si vous transposez ce 16% à faire ces tâches en un investissement supplémentaire? (suite…)

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Pourquoi le télétravail?

Écrit le 13 mai 2015

Le télétravail administratif vous permet de maximiser les déplacements ainsi que de diminuer les frais généraux. Vous développez une conscience plus écologique tout en déléguant.

Ce service vous permet d’assurer un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie familiale. Le télétravail c’est aussi définir votre mission et atteindre un objectif commun.

Vous êtes de ceux qui hésitent à adopter cette nouvelle façon de faire? La distance entre vous est votre adjointe est un frein? (suite…)

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11 astuces pour déménager son bureau

Écrit le 6 mai 2015

Le temps des déménagements arrive à grand pas.  Votre maison est aussi votre espace de travail.  Vous devrez donc amener avec vous votre paperasse, votre matériel informatique et autres articles dans votre nouvelle demeure.

Man handing over business papers of goods delivered in order to get them signed by his casual boss.

Man handing over business papers of goods delivered in order to get them signed by his casual boss.

Voici 11 astuces pour y parvenir sans faute:

  1. Numérisez vos documents et classez-les efficacement dans le Cloud.
  2. Achetez-vous un coffre pour chemises suspendues, hydrofuge et ignifuge, pour y mettre tous les documents importants de votre entreprise et les sécuriser.
  3. Prenez en photo chaque tiroir de votre classeur et le contenu de votre bureau. (suite…)

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Entreprendre face à l’austérité

Écrit le 20 avril 2015

Je suis une mampreneur qui joue le rôle de la mère et du père. Je dois donc gérer et organiser mon temps de façon stratégique tous les jours. Jumeler travail, rencontres, réseautage, conférences et famille. Organisation et planification sont deux mots clés récurrents de mon quotidien.

Je suis souvent divisée entre le désir de me réaliser et la réalité d’une mère de famille.  Tout le monde a le mot austérité sur les lèvres. En beau Québécois je me dis «Ostie d’idée»! J’entreprends donc face à l’austérité. Quand la garderie te coûte plus cher que te loger et que le compte d’Hydro te fait une grimace en recevant la facture encore majorée! Les remises en questions abondent donc. (suite…)

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Une image professionnelle sans visage

Écrit le 14 avril 2015

Vous êtes un travailleur autonome ou une petite entreprise sans adjointe ou réceptionniste. Seulement vous, votre associé ou un de vos employés répondra au téléphone.

Selon vous lorsque le téléphone sonne, que répondez-vous en premier lieu?

Customer digital design, vector illustration eps 10.

Analysons ensemble deux situations possibles :

Situation 1 :

Le client appelle, vous vous n’êtes pas nommé, vous avez simplement dit Oui, Allô, etc.

Le client dirige la conversation et se demande s’il a vraiment contacté une entreprise.  Vous semblez expéditif ou en attente de réponses constantes de votre interlocuteur.

Exemple de la conversation: (suite…)

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Résolutions

Écrit le 5 janvier 2015

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Noël est passé, le jour de l’an est terminé. Voilà! Nous sommes en 2015. Nous prenons tous des résolutions personnelles au sein de notre quotidien, de notre vie de famille, mais que faisons-nous des résolutions pour nous l’entrepreneur, pour notre entreprise.

Nous avons tous le désir de grandir et nous avons tous le désir de s’enrichir. Nous savons tous par contre que le désir et le pouvoir de devenir plus grand débutent par un processus administratif. Développer et rédiger une idée d’affaires, remplir des documents pour s’enregistrer ou s’incorporer, rédiger des soumissions et des contrats, gérer la correspondance, fournir les documents nécessaires lorsque demandé, numériser, classer et j’en passe…. (suite…)

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Ne détruisez pas sans demander!

Écrit le 24 novembre 2014

imagesSaviez-vous qu’avant de détruire tout document numérisé, vous devez adresser une demande écrite à Revenu Québec ou à l’Agence du Revenu Canada?

Une simple facture de restaurant, reçu d’essence, reçu d’achat de fournitures ou autres reçus, une fois numérisés, doivent être conservés avant d’être jetés. Ils sont considérés comme des pièces justificatives importantes de vos dépenses d’entreprise. Tout support numérique non approuvé n’est pas considéré comme une pièce justificative acceptée et légale.

Pour reprendre une partie de l’article du lien joint à cet article: (suite…)

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Mettre son bureau sur son 36

Écrit le 15 octobre 2014

36teechnosecretaireLorsque nous démarrons une entreprise et que nous suivons un cours pour lancer celle-ci, on nous demande beaucoup de se concentrer sur l’idée de la création, l’image, le logo, nos perspectives présentes et futures. Mais on ne nous mentionne pas que derrière toutes ces idées, se trouve un bureau qui devient notre lieu de travail et de création. Là où se concluront des ventes d’un service ou d’un produit. Nous négligeons de dire à l’entrepreneur que toutes ces démarches amènent un lot de paperasse physique et virtuelle à gérer. Il faut alors inclure la gestion documentaire dans notre temps alloué à l’entreprise, ce que l’on appelle des heures non facturables. Gérer un projet oui ,mais l’amener à terme, c’est autre chose. Imaginez-vous un instant qu’un client entre dans votre bureau. Serait-il sastifait de ce qu’il voit ? (suite…)

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Chrono Tasks

Écrit le 29 septembre 2014

Chrono Tasks est une application sur le Web qui vous permet de transférer une tâche prévue en action. Ainsi vous pourrez visualiser à la fin de votre journée, le temps réel pris pour chacune des tâches de votre liste de projets à faire. Vous réaliserez donc que le temps estimé et le temps réel n’est pas toujours le même.

Il sera plus facile aussi pour vous de facturer au client le temps réel pris pour livrer le service et de rentrer ces données dans votre fichier clients.

Chrono Tasks conserve toutes les données entrées. Vous pouvez exporter la liste Planning et In Progress sur votre ordinateur en format XML.

Cette application ne maintient pas toutes les données de l’utilisateur car elle ne contient pas de base de données.

Mais attention si vous supprimez les cookies et que vous désactivez votre navigateur Web vos données seront perdues.

Un outil gratuit et intéressant qui permet de gérer son temps efficacement. Vous pouvez l’ajouter à vos autres applications de Google à partir de Chrome Web Store.

Que pensez-vous de cet outil simple et rapide d’utilisation ?

http://www.chronotasks.com/

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Organisation et vente?

Écrit le 10 septembre 2014

METHODEIMAGE

À la base quand on démarre une entreprise, il ne faut pas mettre de côté la structure de celle-ci. Car chaque opération dans une entreprise amène des informations à traiter. Chacune d’entre elles, devra être priorisée ou retardée selon l’échéancier. Il ne faut pas tomber dans le piège que nous pouvons toujours remettre à plus en rangeant et en triant ensuite celle-ci.

Il faut éviter de de toujours regrouper la paperasse ou les fichiers. Il faut se demander pourquoi avant le comment. Et non l’inverse.

Si vous mettez la priorité dans seulement vendre, vous allez être certes plus enrichie dans votre portefeuille mais plus appauvrie en temps. Vendre passe avant tout par catégoriser chaque document relatif à une opération faite par l’entreprise. Cela commence par une rencontre, ensuite une offre de service, un contrat, une facture client, une facture fournisseur, etc.

Alors si vous apportez une bonne structure à votre entreprise, vous aurez donc la chance de vendre plus. Les heures non facturables seront diminuées. Vous serez alors entrain de vendre. Vous vous concentrerez donc sur ce qui est le plus important pour vous : vendre vos produits ou vos services. Rentabiliser son temps passe avant tout par prioriser ses priorités et structurer ce qui reste à l’interne. Négliger ce qui englobe l’arrière-scène de la compagnie, c’est vous attirer par la suite des gens indésirables dans la salle.

Se structurer passe avant tout par une bonne réflexion. Alléger votre surcharge d’heures non facturables augmente le temps que vous accordez à rencontrer des clients potentiels et à boucler une vente. Le désordre inutile nuit à l’inconscient et à la productivité. Rentabiliser votre temps et rentabiliser vos ventes en s’organisant adéquatement, c’est possible.

Et si je vous demandais cher lecteur maintenant… Pourquoi l’organisation physique et virtuelle de votre entreprise vous amènerait-elle une vente ?

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Je suis le seul maître à bord…

Écrit le 27 août 2014

Pirate girl holding bag and sword isolated on white

Je suis le seul maître à bord dans mon entreprise. Je n’ai jamais délégué. Pourquoi maintenant?

Nous devons tous nous permettre un bon moment de réflexion avant de se demander si notre organisation physique et virtuelle est optimale.

Trois éléments sur lesquels notre réflexion devrait porter:

Est-ce que je suis capable de faire ces tâches seul?

Est-ce que j’ai envie de continuer à accumuler des heures non facturables en dépit de mes ventes?

Est-ce que j’ai la bonne méthode pour bien structurer et gérer mon temps efficacement?

Avant tout, nous sommes des êtres humains qui ont le désire de se réaliser en tant qu’entrepreneur. La structure d’une entreprise est comme un bateau. Au début, on le construit et on lui trouve un nom. Ensuite, le capitaine décide de poursuivre l’aventure seul ou accompagné. On affronte les vagues et les remous. Nous avons tous le désire de mener notre bateau à bon port.

L’organisation d’une entreprise est une base essentielle pour éviter de toucher le fond et de retarder nos départs. Elle agit en quelque sorte en tant que boussole en nous permettons de bien situer tous les opérations de l’entreprise.

Déléguer c’est avoir le bon coéquipier qui nous aide à ramer dans la bonne direction et de lever les voiles sur l’optimisation de nos stratégies et de nos ventes.

N’accumulez plus de frustrations. Soyez avant tout celui qui vends des produits ou rends des services et non celui qui accumule les déceptions face à la gestion de son temps et de ses priorités.

Nous avons tous acheté un jour un billet pour une cause sportive, pour une fondation ou pour encourager quelqu’un.

Mais imaginez un instant votre bateau, si vous achetiez le bon billet qui vous encouragerait, vous, à poursuivre dans la bonne voie afin de lever les voiles vers l’optimisation organisationnelle.

Quels coéquipiers seront à bord avec vous maintenant?

 

 

 

 

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Le saviez-vous que…

Écrit le 27 août 2014

Il existe une Loi pour la conservation de vos documents technologiques.

Consultez cet extrait tiré du Guide relatif à la gestion des documents technologiques écrit pas la Fondation du Barreau du Québec.

loi de la conservation des documents

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